Archiver

Archives

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Le terme archives a trois acceptions. Il désigne :

  • les documents qu'on crée dans le cadre de son activité et qu'on conserve pour pouvoir s'y reporter un jour, notamment à des fins de preuve ;
  • les services et institutions qui les collectent, les classent, les conservent et les communiquent ;
  • les locaux où ils sont conservés.

En plus d'être des moyens de prouver et de garantir des droits, les documents d'archives peuvent constituer des sources pour l'historien ou pour quiconque veut connaître le passé. Dans la perspective de favoriser la recherche historique, les États ont progressivement organisé des services d'archives ouverts au public et fait obligation à leurs administrations de verser à ces services les documents produits par elles une fois échue leur durée d'utilité administrative.

Les principes et les techniques relatifs à la gestion des archives font l'objet d'une des disciplines participant des sciences de l'information, l'archivistique. Les deux concepts de base de cette discipline sont

  • le principe du respect des fonds, qui impose de traiter les documents en fonction de leur provenance et non de leur sujet, ce qui implique de les classer et de les inventorier sans perdre de vue leur lien organique avec l'entité qui les a produits,
  • la théorie des trois âges.

Sommaire

Généralités

Le mot archives est rarement employé au singulier, au moins par les professionnels. On parle d'article, de pièce ou document original. De bonnes archives, c'est-à-dire des archives accessibles et préservées de consultations désordonnées, doivent être dotées d'instruments de recherche qui en décrivent le contenu (répertoire ou inventaire).

Le droit des archives

Le droit des archives varie selon les pays et institutions et selon les époques. Il est constitué :

  • d'une part de dispositions concernant les archives courantes et intermédiaires (cf. ci-dessous partie sur les trois âges) et relevant pour la plupart du droit civil et du droit pénal (durées légales de conservation, peines encourues en cas de vol ou de destruction, etc.),
  • d'autre part de textes spécifiques organisant la conservation et la communication des archives définitives par les services d'archives publics.
    En France, ces règles forment le livre II du Code du patrimoine, dont l'article L. 211-1 définit les archives comme « l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité ».
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La théorie des trois âges

En archivistique, on considère que le cycle de vie du document est divisé en trois périodes : courante, intermédiaire et définitive (1er, 2e et 3e âge)

Les archives courantes (ou archives actives)(dont les affaires sont en cours) regroupent les documents qui sont nécessaires à l'activité des services qui les ont produits. Les services les conservent pour le traitement de leurs affaires courantes.

Les archives intermédiaires (ou archives semi actives) ne sont plus d'usage courant mais doivent être conservées temporairement, pour des besoins administratifs ou juridiques. À l'issue de la durée légale ou réglementaire de conservation, les archives intermédiaires font l’objet d’un tri et sont soit conservées définitivement (pour les besoins de recherches) soit éliminées.

Une fois échue leur durée d'utilité administrative (DUA) ou juridique, les archives sont soit éliminées, soit considérées comme ayant une valeur historique, et donc conservées définitivement.
Les archives définitives ont vocation à être conservées pour des raisons historiques ou patrimoniales. En France, les archives définitives des personnes publiques, qu'il s'agisse de collectivités territoriales ou de services déconcentrés de l'État, doivent être versées aux Archives départementales du ressort géographique où elles se trouvent. Les archives définitives des administrations centrales de l'État et des établissements publics à compétence nationale doivent être versées aux Archives nationales.

Les archives d'entreprise

Les entreprises, comme tous les autres organismes du secteur privé ont plusieurs raisons ou obligations de conserver des archives :

  • des raisons utilitaires (liées à la pérennité et efficience de leurs activités ou à une certification volontaire (écolabels, écosociolabels) impliquant la conservation d'archives) ;
  • les obligations légales ; le droit positif oblige les entreprises à conserver certains types de document pendant une durée donnée (en France, c'est le cas de certaines dispositions du Code de commerce), soit parce qu'il leur faut, en cas de procès ou de contrôle, pouvoir prouver qu'elles ont fait ou dit ce qu'elles devaient au moment où elles le devaient ;
  • rarement, un musée interne ou un service d'archives historiques, confié à des archivistes de métier est créé et ouvert à des chercheurs extérieurs à l'entreprise, avec des préoccupation d'image de l'entreprise ou culturelles et patrimoniales. Quelques grandes banques et grands groupes industriels ont cette démarche. De plus en plus, des services d'archives publics recueillent des archives d'entreprises. Une part importante des sources de l'histoire de l'économie se trouve donc dans ces services dont le plus connu en France est les Archives nationales du monde du travail. En Belgique, plusieurs associations collaborent avec les archives publiques à la sauvegarde des archives dentreprises, parmi lesquelles l'Association pour la Valorisation des Archives d'Entreprises. En Suisse, l'Association des archivistes suisses (AAS) et les Archives économiques suisses à Bâle (SWA) ont formé un groupe de travail commun pour mettre en ligne les ressources existantes en matière d'archives d'entreprises (projet arCHeco).

les archives sont généralement purement utilitaires et conservées qu'aussi longtemps qu'elles sont des archives courantes ou intermédiaires avant leur destruction, une fois échue leur durée d'utilité administrative ou juridique. Leur gestion est confiée à des services de logistique interne, éventuellement renforcés par des sous-traitants externes, ou elle est confondue avec des activités de documentation. Dans le meilleur des cas, cette gestion est rationalisée par des procédures de Records Management (alias gestion des documents d'archives) qui encadrent dès l'origine la production des documents, évitent les doublons et les destructions inconsidérées et assurent la traçabilité des documents durant leur durée de vie.

Types d'archives

En termes juridiques, il existe deux catégories d'archives :

Archives publiques

Les archives publiques sont les archives produites par les pouvoirs publics et par les organismes chargés d'une mission de service public (établissements publics, organismes consulaires, organismes de droit privé chargés d'une mission de service public, officiers ministériels). Les archives publiques désignent aussi dans la langue courante les fonds d'archives conservés par les services d'archives publics (en France : Archives nationales, Archives départementales et Archives municipales pour les principales, le ministère des Affaires étrangères conservant ses propres archives, de même que le ministère de la Défense dont les archives sont conservées au Service historique de la Défense).

Aux États-Unis, les archives publiques ou publics records sont seulement les archives émanant des services des États, comtés er services fédéraux ou à compétence fédérale.

En France, les archives publiques sont dites « imprescriptibles », c'est-à-dire que la personne publique propriétaire ne peut pas en être dépossédée même si elle fait preuve de négligence. Le régime de communication des archives publiques, c'est-à-dire le délai à partir duquel elles peuvent être consultées, est fixé par la loi.

Archives privées

En droit français, les archives privées sont toutes les autres archives ; on peut y rattacher ainsi les papiers de famille et les documents personnels, les archives d'entreprise, associatives, politiques ou encore religieuses. Elles peuvent être données, léguées ou confiées en dépôt à des services d'archives publics ou privés et leur communication peut obéir alors à des règles particulières fixées par leur propriétaire.

La distinction entre les archives privées et les archives publiques est parfois difficile à établir. Les papiers d'un homme politique, par exemple, peuvent comporter des documents en rapport avec ses fonctions officielles, qui sont donc des archives publiques, et des documents découlant de ses activités de parlementaire et de responsable d'un parti, qui sont des archives privées.

En France, certaines archives privées peuvent faire l'objet d'une mesure de classement comme « archives historiques ». Elles restent propriétés de leur détenteurs originels, mais l'administration publique des archives doit être avisée de tout ce qui pourrait affecter leur intégrité (aliénation, restauration, etc.).

Archives et gestion de l'information

Le développement de la gestion informatique des données et des échanges au sein des entreprises bouleversent les distinctions traditionnelles et les pratiques d'archivage qui en résultaient. Comme documents produits à l'intérieur, les archives se distinguent aisément des ressources externes qui constituent la documentation. Cependant, des éléments provenant de la documentation peuvent être judicieusement joints aux archives proprement dites pour en permettre une meilleure utilisation ultérieure. L'informatique peut amener une confusion de cette distinction, même si les systèmes d'information permettent au contraire de l'optimiser.

Avec les supports matériels, l'encombrement était la principale motivation de l'archivage : on ne pouvait pas « pousser les murs ». Ce facteur n'est pas aussi déterminant avec les supports numériques : un faible investissement permet de différer sans cesse le classement des documents obsolètes, leur consultation restant de plus généralement toujours possible sans réelle perte d'efficacité. Si on y ajoute les risques de destruction et aussi d'obsolescence des supports, de graves interrogations sont apparues sur la préservation de la mémoire des activités contemporaines et futures.

Enjeux éthiques et historiques

Ils sont notamment liés au devoir de mémoire, au droit à la mémoire et donc à la qualité d'interprétation d'archives plus ou moins fiables et complètes (des archives les plus sensibles ou impliquant certains responsables ou pouvant éclairer le comportement de leurs adversaires ont été détruites (En Pologne certains auteurs de destructions d'archives expliquent aujourd'hui ce qu'ils ont détruit) et à la manière dont les médias pourront les utiliser.

Lors des grandes transitions démocratiques (fins de dictatures), l'accès aux archives et leur ouverture sont sources d'enjeux politiques et de pouvoirs importants. Lorsque cette transition a été négociée (fin du franquisme en Espagne, ou certaines sortie plus ou moins négociée du communisme, en Pologne par exemple).

Selon Sonia Combe[1] (historienne qui a étudié les archives disponibles et ouvertes de la Stasi, du FBI, de la Gestapo ou du renseignement français), alors qu'en Pologne après la chute du régime du Général Jaruzelski, l'ouverture des archives a été retardée, des rumeurs et des listes en partie fausses de responsables ont rapidement circulé, alimentant des fantasmes. Dans ce pays, un service important d'archive a été créé (avec presque autant d'archivistes qu'en Allemagne), mais les archives n'étaient que partiellement ouvertes, et pas à tous (En Pologne pour avoir accès aux archives, il fallait être déclaré "victime du communisme" pour avoir accès à son propre dossier.).

En RDA, sous la pression du public, et avec l'accord d'Helmut Kohl, l'ouverture des archives notamment de la Stasi a été rapide après la chute du régime.

Plus récemment, et dans un autre contexte, le président Barack Obama a réouvert les archives partiellement fermée par le gouvernement Bush avant lui.

Des historiens comme Sonia Combe rappellent que les historiens doivent rester vigilants, car certains document d'archives ont été fabriqués ou ont au contraire été autocensurés.

Bibliographie sommaire

  • Jean Favier, Les Archives, PUF, Paris, 1958 
  • Association des archivistes français,  
    • Manuel d'archivistique. Théorie et pratique des archives publiques en France, Sevpen, Paris, 1970 
    • Abrégé d'archivistique, Paris, nouvelle édition 2007 
  • Direction des archives de France, La Pratique archivistique française, Paris, 1993 (nouvelle édition 2008) 
  • Marie-Anne Chabin, Le Management de l'archive, Hermès, Paris, 2000 
  • Sophie Cœuré et Vincent Duclert, Les archives, La Découverte, Paris, 2001 

Voir aussi

Articles connexes

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Voir « archives » sur le Wiktionnaire.

Annexes

Notes et références

  1. émission de Marie-Ange Garrandeau diffusée par [France-Culture] intitulée « Vents d'Est, 1945-1989 / Débat : « L'instrumentalisation des archives, ou ce passé qui ne passe pas » » (4/5 ; table ronde avec Sonia Combe et Georges Mink)

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