Gestion électronique de documents


Gestion électronique de documents

Gestion électronique des documents

La Gestion Électronique des Documents ou GED est un système informatisé d'acquisition, classement, stockage, archivage des documents (exemple d’utilisation : la numérisation de masse de documents papiers). C'est un processus de finalité qui découle du cycle de vie du document. La GED peut permettre un gain de temps et d'argent énorme pour les organisations. En effet, elle permet l'indexation des documents et surtout la numérisation qui comprime le « volume papier ». La GED fait appel à des algorithmes statistiques afin de classer et retrouver les documents par pertinence.

Il existe 4 étapes majeures dans la GED :

  • L'acquisition des documents
  • Le classement des documents
  • Le stockage des documents
  • La diffusion des documents

Sommaire

Acquisition des documents

L'acquisition peut s'effectuer par :

  • L'intégration de documents papiers existants : c'est, pour les documents papiers, la numérisation grâce à des scanners. Lorsque c'est possible et utile, les documents numérisés peuvent alors être triés via une technologie de RAD. Il est possible d'extraire des informations des images numérisées en mettant en œuvre une technologie de LAD. Cette technologie peut utiliser des techniques d'OCR, de reconnaissance de codes à barres et d' ICR comportant par exemple des règles de vérifications linguistiques sur les mots reconnus.

Les documents papiers peuvent ensuite être détruits (soit parce qu'ils n'ont pas d'intérêt, soit parce que la valeur probatoire (ou probante) des copies électroniques est certaine) ou archivés.

  • L'intégration de documents électroniques existants : Une autre famille de documents est constituée des documents électroniques comme les fichiers bureautiques, les fichiers PDF, … Enfin, la dernière famille de documents intégrable est constituée des documents COLD qui proviennent de systèmes d'éditique.
  • La production de documents électroniques : elle peut être le résultat d'une ou de plusieurs procédures managées par différents agents de l'entreprise grâce à un logiciel d'informatique de groupe (groupware ou collecticiel). Le document peut aussi être obtenu par un logiciel d'informatique décisionnelle à partir d'un modèle disponible via l'outil.
  • L'échange de documents électroniques : il s'effectue lorsque deux organismes partenaires souhaitent partager des documents électroniques. Ils peuvent alors procéder à une interconnexion de leurs systèmes d'information par un dispositif d'EDI (Échange de Données Informatisé) moyennant le respect d'un même format de données normalisé.

Quel que soit le moyen par lequel le document intègre le système de gestion, il peut souvent passer par une chaîne de validation ou workflow afin d'aboutir à une version finale approuvée par les utilisateurs concernés. Le workflow lié à la validation d'un document est paramétrable et prend en compte les droits d'accès et les profils des utilisateurs du système ; il agit le plus souvent sur le statut, la version et la visibilité du document.

Classement des documents

L'indexation constitue la description du document et de son contenu en vue de faciliter son exploitation. On distingue à ce titre :

  • L'indexation par type : elle offre une description formelle du document en utilisant ses métadonnées (type, auteur, titre, source, date, etc.) dont le vocabulaire est standardisé afin de permettre l'utilisation de ces métadonnées par le plus grand nombre d'outils de recherche.
  • L'indexation par concepts ou mots-clés : elle vise plutôt le contenu du document pour faciliter les opérations de recherche. Il peut s'agir ici, pour le concepteur du système ou le créateur du document, de recenser les termes qui apparaissent le plus souvent ; on parle alors d'indexation statistique. Il peut aussi s'agir d'un système plus évolué où le concepteur sélectionne les termes dans un thésaurus (liste de mots liés par des relations de hiérarchie ou d'équivalence) en rapport avec le document.

Stockage des documents

La problématique du stockage est incontournable. La non prise en compte de cet aspect peut entraîner des situations critiques. Les problématiques sont les suivantes:

  • Le support de stockage doit être adapté le mieux possible avec le volume des documents. Il doit aussi, en fonction de la fréquence de consultation et de l'importance des données, offrir un faible temps d'accès.
  • L'organisation du stockage peut être hiérarchisée en fonction du contenu des documents (texte, vidéo, image,etc.) de leurs provenances, états, types, etc.
  • La durée de conservation doit aussi être considérée afin de permettre une épuration périodique du système, en vue de faciliter le stockage et d'alimenter les archives. A cet effet, le système doit prendre en compte une sortie vers un archivage définitif dans une plateforme d'archivage électronique dédiée à cet usage.
  • Le lieu de stockage doit être différent pour plus de sécurité de données en cas d'incendie etc.

Diffusion des documents

La diffusion des documents peut se faire via l'internet ou l'intranet. Certains éditeurs de logiciels GED proposent une consultation client léger qui fournit toute ou partie des fonctionnalités de consultation et d'indexation des documents dans un navigateur web.

Enjeux

Amélioration de l'accès aux documents

La GED est avant tout la mise en œuvre d'une méthodologie de travail (collaboratif). Une petite, moyenne ou grande organisation qui n'envisagerait la GED que sous l'angle logiciel risquerait de connaître une perte financière énorme. C'est la mise en œuvre efficace de cette méthodologie qui est le garant du succès d'une solution de GED et non le produit « seul » qui ne sert que de « support » à cette méthode. Pour être correctement appliqué et efficace, toute solution de GED nécessite que l'on consacre un budget « prestation d'accompagnement et de mise en œuvre » en rapport avec l’investissement logiciel…

Bien qu'encore peu connue de la plus grande majorité des entreprises, notamment des PME et des TPE, la GED est un enjeu économique réel. Elle peut améliorer la rentabilité de l'ordre de 3 à 5% (du chiffre d'affaires). La ruée vers la GED découle du coût de la composante (traitement, production, stockage, recherche, archivage etc...) dite « papier » dans une entreprise.

Limites

Il est important de noter que la diversité des « contenants » ou des sources de données non structurées ou semi-structurées font que les enjeux associés à la GED deviennent de plus en plus complexes. Les entreprises doivent en effet tenir compte du volume croissant de contenus ou de données issus d’applications web, de systèmes de messagerie électronique (instantanée ou non), de formulaires ou catalogues électroniques, de nouvelles formes d’applications collaboratives comme les wikis ou les blogs, ou encore d’applications « rich media » incluant des images vidéos et du son. C'est ce que révèle une étude de MARKESS International sur la gestion de contenu d’entreprise, qui identifie ces différents enjeux et analyse comment les organisations tentent d’y faire face avec des approches et solutions adaptées à leur contexte.

"Dématérialisation" et aspects environnementaux

La dématérialisation (terme peu approprié pour désigner le passage du support de l'information du papier à un support électronique), est la pierre angulaire d'un projet de GED. Elle est souvent présentée comme un avantage d'un point de vue environnemental, car elle serait supposée diminuer la consommation de papier.

En réalité, les choses ne sont pas si simples, car si l'on fait un bilan des ressources naturelles consommées (bois dans le cas du papier, métaux dans le cas des équipements électroniques) et des déchets produits (vieux papiers d'un côté, déchets électroniques de l'autre), et des déchets papier qui continuent d'être produits, il n'est pas évident que le bilan global soit favorable en coûts matière.

Rétrospective

Certes les écrits découverts sur les parois des pyramides de l'Égypte antique ont toujours persisté, mais les hommes ont quand même adopté le bois puis le papier (plus fragile que la pierre, le granit ou le basalte) car ce dernier est plus facile à manipuler et offre plus d'opportunités de stockage, de partage, de copie, etc. Pourquoi ne devrions-nous pas alors, pour les mêmes raisons, adopter l'électronique ? À cette dernière question les entreprises n'ont aujourd’hui trouvé aucune réponse, d'où toute cette ruée vers les outils de GED.

Voir aussi

Liens externes

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