DocuShare

Xerox DocuShare

DocuShare
Développeur	Xerox DSBU
Dernière version	6.5.2 [+/−]
Type	Solution de gestion de contenu d'entreprise
Site Web	DocuShare

Xerox DocuShare est une plateforme logicielle Web de gestion de contenu d’entreprise (Enterprise Content Management - ECM GED GEIDE DMS CMS Groupware) qui regroupe des outils de gestion électronique des documents (GED), de travail collaboratif, de dématérialisation, d'archivage, d'OCR (reconnaissance optique de caractères) et de circuits de validation élaborés (Workflow). Les différentes versions basées sur une même architecture sécurisée permettent de couvrir la chaine documentaire dans son ensemble.

DocuShare permet de capturer des documents de tous types (courrier entrant, factures, dossiers clients, numérisation haut volume...) au format papier ou numérique, d'en gérer le cycle de vie, de favoriser le travail collaboratif en offrant des fonctionnalités de partage et diffusion de l'information et dispose de fonctionnalités d'archivage légal.

La conformité est assurée grâce aux fonctionnalités de traçabilité et aux rapports d'audits disponibles en standard dans les différentes versions de DocuShare.

La base installée compte plus de 5,500 clients et plus de 1 million d'utilisateurs dans 80 pays.

Historique

DocuShare est développé par la DSBU (DocuShare Business Unit), basée à Palo Alto (Californie) aux Etats-Unis, entité de Xerox Global Services. A l’origine, en 1997, la solution devait répondre à des besoins de gestion des documents internes au Groupe. Prenant conscience de son potentiel, la première version de DocuShare a été traduite en français pour le marché canadien avant d’être introduite en France en 1999. Elle est depuis commercialisée à travers le monde en six langues (anglais, français, espagnol, allemand, italien et japonais) et au travers de partenaires intégrateurs dans les différents pays.

Versions

Conçu pour s'adapter aussi bien aux très petites structures qu'aux entreprises internationales, DocuShare est disponible en 3 versions:

DocuShare Express 

Version adaptée aux petites et moyennes entreprises

DocuShare 

Version disposant de la totalité des fonctionnalités de gestion de contenu d'entreprise.

DocuShare CPX 

Dispose de fonctionnalités avancées de Workflow, de règles de contenu en plus des fonctionnalités de la version DocuShare. Cette version est disponible en version d'essai libre pendant 30 jours sur le site de l'éditeur

Fonctionnalités

Construit autour d’une architecture trois tiers en utilisant les technologies Java J2EE, WebDAV, SSL, LDAP, DocuShare intègre un moteur de d'indexation et de recherche plein texte (Autonomy IDOL) et un moteur de Workflow (Autonomy® Cardiff™ LiquidBPM ).

Le concept « DocuShare », orienté objet, permet de répondre aux problématiques liées à l’ECM en offrant diverses fonctionnalités parmi lesquelles :

• Gestion des permissions (lecture, écritures, gestion) sur tous les objets DocuShare (documents, collections, recherches enregistrées, abonnements, workflows...)
• Moteur de recherches avancées multicritères (choix des champs, type d'objets, types de documents, plages numériques, métadonnées, combinaison de critères, indexation/recherche par racines…)
• Support des annuaires LDAP/Active Directory/OpenLDAP, gestion de groupes d'utilisateurs
• Accès via navigateur internet
• Accès via un client pour MS Windows (interface avec la suite MS Office, Internet Explorer mais aussi explorateur de fichier Windows)
• Gestion des versions
• Souscriptions/alertes automatiques via email en fonction d'événements sur le contenu (nouveau document, nouvelle version, modification...)
• Verrouillage/déverrouillage du contenu lors de son édition (Check-in /out), lecture possible d'un document en cours de modification par un tiers
• Workflow (circulation) de validation et d'approbation des documents et module de Business Process Management (workflow designer / workflow avancé). Les tâches de workflow peuvent être assignées entre les différentes personnes concernées selon des routes complexes, dynamiques et conditionnelles
• Gestion des emails via agent email (tout type de messagerie SMTP/POP3) et via client Outlook pour glisser/déposer les emails dans DocuShare avec pièces jointes avec indexation plein texte de tous les champs et de toutes les pièces jointes
• Indexation plein texte automatique des documents et des métadonnées associées et module OCR (reconnaissance optique des caractères)
• Travail collaboratif et publication de contenu sur le web au travers d'outils tels que : Wikis, blogs, forums, calendrier personnel et de groupes, et flux RSS
• Audit de tous les objets, tous les accès et toutes les modifications (possibilité de définir quels critères doivent être enregistrés/surveillés)
• Plateforme haute performance: forte volumétrie de documents (plusieurs millions) et d'accès simultanés (plusieurs milliers d'utilisateurs simultanés)
• Outils de développements: API Java, SDK Client, Interfaces HTTP/XML...
• Modules d'import de contenu haut volumes (import depuis des applications métiers tierces, numérisation haut volume...)
• Facilité de numérisation de documents via page intercalaire (ajout de nouveaux documents papiers ou de nouvelles versions de documents)
• Conversion automatique des documents dans différents formats (PDF, HTML, …)
• EIP permet d'accéder directement à DocuShare depuis les 'multifonctions' compatibles
• Requêtes enregistrées : lancement d’une recherche déjà effectuée
• Portail « Mon DocuShare » : l’utilisateur accède à un environnement personnalisé avec ses favoris, ses collections, ses documents, ses tâches de Workflow, etc.

Environnements serveurs supportés

• Windows 2000 Serveur (SP4); Windows 2003 Serveur (R2 ou SP2)
• Red Hat Enterprise Linux ES 4
• Solaris 9 ou 10

Serveurs web supportés

• IIS 5 sur serveur Windows 2000 Serveur ; IIS 6 sur serveur Windows 2003
• SunONE/Sun Java System Web Serveur 6.1 sur serveur Windows 2000 ; Solaris 9 ; Red Hat Enterprise Linux 3
• Apache Web Serveur 1.3.37 ou 2.0.50 sur Solaris 9 ou 10; Red Hat Linux Enterprise Serveur 4
• Apache Web Serveur 2.0.50 ou supérieur sur serveurs Windows 2000 et 2003

Bases de données supportées

• MSDE 2000 SP4
• IBM DB2 8.1 ou 8.2
• MS SQL Serveur 2000 SP4 or 2005 SP2
• Oracle 9.2.0.8 ou 10.2.0.3
• PostgreSQL 8.1.3.1 ou 8.2.3

Annuaires d'entreprises supportés

• SunONE/Sun Java Directory Serveur 5.2 ou 5.1 SP 1
• Novell eDirectory version 8.7.3.7 ou 8.8
• Microsoft Active Directory sur serveur Windows 2000 SP3 ou 2003

Environnements virtualisés supportés

• VMware ESX

Support technique

Les clients sous contrat de support disposent d'un accueil téléphonique de premier niveau auprès du partenaire intégrateur, d'un accueil téléphonique 24/24h et 7/7j (en anglais), de formulaires web, d'un accès au support développement (abonnement) et l'accès à un espace dédié DocuShare User Group et peuvent 'migrer' vers les nouvelles versions de DocuShare

Contacter l'éditeur en France

• Par email : [e-mail]
• Sur le site de l'éditeur
• Par téléphone au 04 76 61 50 12

Récompenses récentes

• KMWorld Trend Setting Product of 2008
• Buyers Lab 2008 Pick for Document Management Solutions
• Xerox a remporté le BERTL’s Best 2008 award de la meilleure solution d'ECM pour les PME

Liens externes

• Site officiel de Xerox DocuShare

• Site français de Xerox DocuShare par Abildoc

• Liste des partenaires intégrateurs officiels Européens

• Livres blancs, études de cas et kit d'information

• Téléchargement de DocuShare

• Site du 1er partenaire français Xerox DocuShare, e-Cervo

• Chaîne YouTube DocuShare en français - Vidéos de présentations de la solution

Références

• CMS Watch
• Gartner: Magic Quadrant for Enterprise Content Management

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