Administrateur en entreprise

Sommaire

L'administrateur au sein de l'entreprise

Rôle de la fonction

L’administrateur exerce un rôle central au sein de la direction de l'entreprise en fournissant, aux différents départements et secteurs, les moyens adéquats leur permettant d'assumer pleinement leur mission. Ses responsabilités couvrent plusieurs domaines notamment le budget, la comptabilité, la gestion du personnel, l'intendance des différents sites, la supervision et l'organisation de la logistique, la sécurité des biens et des personnes, l'infrastructure ainsi que les liens inter-entreprises et inter-institutionnels.

But de la fonction

L'administrateur participe, sous l’autorité du directeur, au processus décisionnel et à la définition de la politique stratégique de l'entreprise. Il assiste et conseille le directeur dans ses tâches en mettant à sa disponibilité des outils d’aide à la décision dont des tableaux de bord, des indicateurs de gestion, des statistiques permettant à celui-ci de déterminer les axes de développement de la société.

Il dirige les services qui lui sont subordonnés et par délégation, met en œuvre, contrôle et évalue les plans d'actions généraux.

En l’absence du directeur, l’administrateur assume la direction de l'entreprise.

Définition de la fonction

L’administrateur est chargé de :

  • la gestion prévisionnelle des ressources humaines de l'entreprise
  • l'arbitrage de l'allocation de ces ressources entre les différents secteurs d’activités
  • la mise en place d'échanges réguliers avec le personnel notamment en participant aux séances de travail
  • le contrôle et la validation des entretiens périodiques
  • la résolution de conflits par la médiation et la négociation
  • l’analyse des besoins individuels et collectifs en formation
  • l’élaboration et le suivi des budgets de fonctionnement et d'investissement
  • le contrôle budgétaire
  • l’analyse des données comptables
  • la supervision de la gestion administrative des sites et départements affiliés à la BGE
  • l’élaboration de projets de rationalisation et de regroupement des activités
  • l’évaluation de la qualité des projets en appliquant une démarche qualité appropriée (concevoir, mettre en œuvre, contrôler, réagir)
  • la rédaction des cahiers des charges en collaboration avec les responsables hiérarchiques et les collaborateurs
  • la représentation de l’institution - par délégation du directeur - auprès des autres services de la Ville, du Département de la culture et des autorités municipales pour toutes les questions liées au fonctionnement de la Bibliothèque hormis celles relevant spécifiquement du métier
  • la mise en place de circuits d'information et de communication appropriés aux impératifs de la transparence
  • la communication interne relative aux fonctions directoriales

Service administratif

Le service administratif est composé de 6 unités fonctionnelles dont la coordination est assumée par un assistant administratif placé sous l’autorité de l’administrateur. La structure organisationnelle de ces unités fonctionnelles est répartie comme suit :

  1. Ressources humaines
  2. Comptabilité et contrôle budgétaire
  3. Services généraux
    1. Santé et sécurité
    2. Infrastructure et logistique
    3. Économat et environnement
  4. Accueil et le service de la loge
  5. Support informatique
  6. Communication interne

Ressources humaines

L’administrateur conçoit et propose une politique d’optimisation des ressources humaines.

  • Anime et évalue sa mise en œuvre ;
  • Il entretient les relations avec le personnel, notamment dans le cadre de la gestion administrative soit individuellement soit par l’entremise de la commission du personnel ;
  • Il analyse les besoins des secteurs en matière de ressources humaines et en effectue la synthèse ;
  • Il traite les informations en les organisant dans le cadre des procédures administratives ou statutaires définies.

L’unité fonctionnelle « Ressources humaines » a pour mission de :

  • Enregistrer et conserver les données individuelles du personnel ;
  • Appliquer les dispositions légales et réglementaires de l’administration municipale en matière de droits et devoirs du personnel ;
  • Veiller au respect de la discipline d’entreprise et au respect des procédures traitant de la gestion des présences et des absences, des heures supplémentaires et complémentaires, de la planification des congés annuels ;
  • Établir le décompte régulier des salaires horaires et des indemnités ;
  • Gérer la grille horaire individuelle dans la prévision du calcul des vacances annuelles ;
  • Améliorer les conditions de travail en matière d’hygiène et de sécurité, de l’aménagement du temps de travail et de la gestion des activités sociales (qualité de vie au travail) ;
  • Définir les procédures de recrutement et de gestion des dossiers du personnel ;
  • Développer des outils d’aide à la gestion du personnel temporaire et régulier émargeant au budget de la bibliothèque ;
  • Organiser l’accueil des nouveaux arrivants ;
  • Gérer le budget des postes en vue de leur occupation optimum ;
  • Gérer l’occupation des places de travail.

Comptabilité et contrôle budgétaire

L’unité fonctionnelle « Comptabilité et contrôle budgétaire» a pour mission de :

  • Gérer la comptabilité : enregistrement des opérations courantes ;
  • Enregistrer et valider les bons de commande ;
  • Gérer la caisse et les comptes courants
  • Analyser par nature et par secteurs les dépenses et les recettes
  • Élaborer le budget en accord avec le directeur, conformément aux directives du Département des finances de la Ville
  • Contrôler l'utilisation du budget : dépenses, recettes inventaires, allocations, compensations etc.
  • Assurer le bouclement comptable annuel
  • Élaborer et alimenter les tableaux de bord financiers

Services généraux

L’unité fonctionnelle « Services généraux » regroupent 3 sous-unités qui se partagent la mission essentielle de la logistique globale.

Santé et sécurité

Cette sous-unité s’appuie sur la directive MSST « Mesures de santé et de sécurité au travail ». Ce terme représente également une méthode efficace aux plans de la sécurité et de la protection de la santé au travail et de la prévention systématique.

La « santé » se doit de :

  • Identifier les postes de travail à risques en collaboration avec le Service « Sécurité et santé » de la Ville ;
  • Encourager la formation des SST (sauveteur-secouriste du travail). Il s’agit d’employés formés aux premiers secours et qui assurent les premiers soins en cas d’accident ou de malaise ;
  • Prévenir des accidents du travail et des maladies professionnelles ;
  • Assurer la prévention sanitaire en recourant au service du médecin-conseil ou des autres services spécialisés ;
  • Veiller à l’observance de la réglementation en matière d'utilisation des produits toxiques.

La « sécurité » se doit de :

  • Assurer une surveillance permanente des installations de sécurité eau et incendie ;
  • Gérer les alarmes incendie, vol, effraction, agression et technique ;
  • Veiller à la maintenance des alarmes et au bon fonctionnement du matériel et des équipements ;
  • Assurer le service d’intervention durant les heures d’ouverture ;
  • Assurer la planification et la gestion du piquet, la nuit, les jours fériés et week-end ;
  • Organiser régulièrement des tests d’alarmes et d’évacuation du bâtiment.

Infrastructure et logistique

La sous-unité fonctionnelle « Infrastructure et Logistique» a pour mission de :

  • Assumer la responsabilité globale des bâtiments ;
  • Surveiller et/ou assumer la maintenance, l’entretien et le nettoyage des bâtiments, des bureaux, des voies de circulation, des issues de secours et du véhicule de service ;
  • Veiller au bon fonctionnement des éclairages et installations électriques (remplacement des ampoules, néons, starters et petits travaux de maintenance) ;
  • Participer aux travaux d’aménagement des locaux ;
  • Participer aux travaux de rénovation ou d’entretien du bâtiment en lien avec les services de la Ville ;
  • Assurer les contacts avec les entreprises mandatées et le Service des bâtiments ;
  • Assurer les courses quotidiennes et les transports d’objets légers ;
  • Assurer l’ouverture et la fermeture du bâtiment ;
  • Veiller à la bonne marche des installations de ventilation et du giffard.

Économat et environnement

La sous-unité fonctionnelle « Économat et environnement » a pour mission de :

  • Participer à la recherche et à l'acquisition de matériel et d'équipements pour les besoins du personnel et des usagers de la bibliothèque, hormis les produits de nettoyage et d’entretien ;
  • Assurer le contact avec tous les services de la Ville concernés en particulier, le service des achats ;
  • Établir les réquisitions d’achats ;
  • Assurer la maintenance et/ou l’entretien des équipements mis à la disposition du public ;
  • Participer et suivre la mise en pratique de l’agenda 21 adopté par le Conseil administratif de la Ville.

Accueil et Huissiers

Tous les huissiers de la bibliothèque sont regroupés en une seule entité afin de rendre flexible leur emploi du temps en vue de l’exploitation du Musée Ami-Lullin.

L’unité fonctionnelle «Accueil et service de la loge» a pour mission de 
    • Assurer l’accueil de tous les publics de la bibliothèque : usagers des salles de lecture, visiteurs, personnel des entreprises, invités
    • Participer à la sécurité du bâtiment notamment du Musée Ami-Lullin et gérer les alarmes incendie, vol, effraction, agression et technique
    • Assurer la préparation des colis postaux
    • Procéder à l’ouverture ou à la fermeture de la bibliothèque en cas de besoin
    • Assurer, le cas échéant, les courses
    • Organiser les réceptions ou collations dans le cadre du Musée
    • Procéder au dépoussiérage des vitrines et tableaux du Musée et du Couloir du coup d’œil

Le support informatique revêt un caractère d’une grande importance dans la bonne marche de la Bibliothèque. Il gère tous les moyens techniques du système d’information et de communication électronique ainsi que la téléphonie.

Il est, avec l’administrateur, l’interlocuteur régulier de la Direction du Service informatique de la Ville de Genève. À ce titre, il est le correspondant informatique de la Bibliothèque.

Le correspondant informatique assure le lien entre l'unité et le service DSIC. Il assume également le support informatique de premier niveau, et à ce titre :

    • connaît l'ensemble du parc informatique (gère l'inventaire), les besoins des utilisateurs, les applications spécifiques propres aux disciplines de travail de chacune des unités
    • passe les commandes informatiques (au moyen des DEMAP)
    • se tient régulièrement au courant de l'actualité informatique dans l'administration (forums news, Flash Informatique, sites Web ...)
    • prend rapidement les mesures qui s'imposent suite aux messages qui lui sont envoyés (p.ex. relatifs à la sécurité informatique)
    • fait suivre à l'ensemble de leurs utilisateurs les informations de portée générale, et aux utilisateurs concernés les informations qui peuvent leur être utiles

L’unité fonctionnelle «Support informatique» a pour mission de :

    • installation et dépannage,
    • support aux utilisateurs pour toutes les questions relatives à l’utilisation optimale des postes de travail.,
    • création de sites web.

Communication interne

La communication est un élément-clé de la gestion d'une entreprise. En tant qu'entreprise publique prestataire de services, la Bibliothèque n'échappe pas à cette règle. La direction doit s'assurer que tout est mis en œuvre pour adopter une politique de communication qui favorise un bon fonctionnement de l'établissement. Cette affirmation doit s'appliquer autant pour la circulation de l'information à l'intérieur de la Bibliothèque (communication interne) que pour celle réalisée avec l'extérieur (communication externe).

Comme outil de gestion, la communication se concrétise par une politique de communication énonçant les priorités institutionnelles. Ces priorités exigent que la communication soit ouverte, complète, loyale et actuelle.

La Bibliothèque considère que les cadres, tant administratifs que scientifiques sont les premiers responsables de la communication avec leurs collaborateurs et se font leur écho auprès de la direction. À cet effet, la direction incite les cadres supérieurs à se doter d'un plan d'action annuel qui décrit les objectifs en matière de communication interne, plan qui s'intègre au plan de communication institutionnel.

La politique de communication a comme objectif de
    • rendre le personnel conscient du fait que la communication est la responsabilité de chacun;
    • développer une large et claire compréhension des activités des différents secteurs et départements
    • favoriser l'émergence de solidarité et le sentiment d'appartenance;
    • améliorer la qualité des relations interpersonnelles et intergroupes
    • renforcer l’image de la Direction auprès du personnel

La politique de communication s’adresse aux collaboratrices et collaborateurs, aux partenaires de la Bibliothèque, aux autorités politiques et au public. Elle a pour mission :

Au niveau interne
    • diffuser toute information utile auprès des collaboratrices et collaborateurs de la Bibliothèque pour l’accomplissement des objectifs opérationnels arrêtés par la direction
    • garantir à l’ensemble des collaborateurs-trices un accès optimal et égal aux informations les concernant.
Au niveau externe
    • harmoniser la présentation de l’offre des prestations de la Bibliothèque de valoriser les résultats obtenus, de renforcer l’image institutionnelle, de contribuer au développement des sites affiliés, de diffuser les compétences mises à disposition des milieux culturels et politiques
    • contribuer à intensifier la collaboration avec d’autres institutions similaires en Suisse et à l’étranger et de développer des partenariats avec les acteurs du monde de la bibliothéconomie.
    • faciliter la surveillance exercée par les instances politiques.

Les outils de communication interne et externe

Communication interne

L'information est un moyen indispensable pour intégrer les collaborateurs et constitue un instrument privilégié pour créer et entretenir un bon climat de travail ainsi que de bonnes relations de confiance entre les personnes qui oeuvrent au sein de la Bibliothèque.

La direction consulte régulièrement les membres du personnel et sollicite leurs opinions, réactions, avis et conseils. Elle le fait notamment par des interfaces régulières de la direction avec les cadres supérieurs, les responsables de service, la commission du personnel.

La Bibliothèque se dote d'instruments propres à favoriser une bonne circulation de l'information au sein de l'institution. Certains d'entre eux sont plus formalistes et techniques et d’autres moins officiels visant à privilégier la communication directe entre personnes.

Les outils de communication interne sont, entre autres
    • les réunions formelles ou informelles,
    • le calendrier des événements,
    • le site Web de la Bibliothèque,
    • l’Intranet de la Bibliothèque,
    • l’assemblée du personnel,
    • les publications officielles,
    • les bulletins sectoriels,
    • les communiqués de la direction.
    • l'affichage,
    • les activités d'accueil et d'intégration des nouveaux membres du personnel

Communication externe

La Bibliothèque reconnaît qu'elle vit en interaction avec son environnement et qu'elle doit se préoccuper d'entretenir des relations de qualité avec ses divers publics externes. Pour ce faire, elle décide de transmettre vers la société qui l'entoure une information régulière, accessible et pertinente

La communication de la Bibliothèque vise avant tout à faire connaître sa mission, ses collections, ses orientations, ses prestations et ses réalisations auprès de ses publics.

Elle veut amener ses divers publics à prendre conscience de l'importance de sa contribution au développement social et culturel de Genève

Les techniques utilisées en matière de communication externe sont
    • les relations publiques,
    • les relations avec la presse,
    • les activités de promotion culturelle,
    • les relations avec les autorités de tutelle,
    • les événements à caractère protocolaire,
    • les rencontres et visites organisées pour le grand public
    • les publications officielles, les dépliants sur les programmes et la documentation sur des activités particulières,
    • la présentation et l'information sur support électronique (CD, DVD et autres),
    • la participation à des forums, congrès, conférences, débats publics, etc.,
    • l'organisation de conférences, portes ouvertes, activités de vulgarisation, etc.,
    • les expositions,
    • les activités pour les étudiants.

Les responsabilités

Avant même de traiter des responsabilités administratives à l'égard de la communication institutionnelle, il convient donc de réaffirmer ce principe fondamental de la responsabilité individuelle des membres de la communauté en matière de communication.

Chaque supérieur hiérarchique, chaque collaborateur-trice représente à sa façon et dans son environnement, la Bibliothèque. De plus, il incombe à chacun de faire acte de rétroaction sur les perceptions externes de la Bibliothèque auprès de la direction, surtout lorsque ces perceptions externes sont négatives.

Le directeur représente la Bibliothèque et parle officiellement en son nom. En son absence, l’administrateur répond des questions liées au fonctionnement de la Bibliothèque et par délégation de compétence, le directeur désigne un cadre scientifique comme porte-parole de la Bibliothèque. Le responsable de la communication est le Chargé de communication.

Le Chargé de communication participe à l'élaboration du Plan de communication annuel qui est approuvé par la direction. Ce plan définit les axes majeurs de la communication interne et externe de la Bibliothèque. Il identifie les objectifs particuliers de la communication institutionnelle, précise les clientèles cibles de cette communication, établit les échéanciers et détermine les moyens nécessaires pour atteindre les objectifs de communication.

Enfin, le Chargé de communication joue un rôle conseil auprès de la direction et des unités sectorielles.

Les standards graphiques

La Bibliothèque accorde une grande importance à la qualité de sa communication visuelle avec ses publics. Pour maintenir les standards de sa signalétique, la normalisation et la coordination sont nécessaires.

La communication visuelle (signalétique, affiche, etc

La communication visuelle s'intéresse à l'ensemble du champ de la communication par le signe et l'image (signalétique, identité visuelle, mise en forme éditoriale, relation texte-image, etc...)

En fonction de critères de signification et de lisibilité, l'image communicationnelle est considérée ici dans sa capacité globale à transmettre des messages visuels, par tous les moyens d’expression graphiques (design graphique, graphisme, typographie, photographie, vidéo, infographie, design d'interface, environnement et espace).

Le programme d'identification visuelle constitue un instrument de normalisation. Il convient donc que
    • la Bibliothèque révise et adopte officiellement son programme d'identification visuelle;
    • la Bibliothèque s'assure de la connaissance et du respect de ce programme dans l’ensemble de ses sites.
Le programme d'identification visuelle implique les domaines suivants 
    • identité visuelle et signalétique
    • photographie
    • médias interactifs
    • communication de services, d’institution, publicitaire
    • design éditorial et typographique
    • design graphique (supports papier ou écran)
    • muséographie
    • expositions, manifestations, événements

Au-delà des techniques de production, la pratique de la communication visuelle s'accompagne donc d'un effort nécessaire de documentation et d'information: histoire, histoire de l'art, actualité, tendances, etc.


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Contenu soumis à la licence CC-BY-SA. Source : Article Administrateur en entreprise de Wikipédia en français (auteurs)

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