Archivage electronique

Archivage électronique

L'archivage est l'action de mettre en archive, d'archiver. Employé surtout à l'origine pour les seuls documents électroniques, comme un synonyme de stockage ou de sauvegarde, il tend de plus en plus à être utilisé pour tous les documents, quels qu'en soient la nature et le support, et à remplacer conservation.

L’archivage de contenus électroniques est l’ensemble des actions, outils et méthodes mis en oeuvre pour réunir, identifier, sélectionner, classer et conserver des contenus électroniques, sur un support sécurisé, dans le but de les exploiter et de les rendre accessibles dans le temps, que ce soit à titre de preuve (en cas d’obligations légales notamment ou de litiges) ou à titre informatif. Le contenu archivé est considéré comme figé et ne peut donc être modifié. La durée de l’archivage est fonction de la valeur du contenu et porte le plus souvent sur du moyen ou long terme. La conservation est l’ensemble des moyens mis en oeuvre pour stocker, sécuriser, pérenniser, restituer, tracer, transférer voire détruire, les contenus électroniques archivés.

Il convient de bien dissocier l’archivage et la conservation :

- du stockage, qui s’apparente aux actions, outils et méthodes permettant d’entreposer des contenus électroniques et servant de base au traitement ultérieur des contenus ;

- de la sauvegarde, qui peut être définie comme étant l’ensemble des actions, outils et méthodes destinés à dupliquer des contenus électroniques d'origine dans un but sécuritaire pour éviter leur perte en cas de dysfonctionnement du dispositif sur lequel ils sont enregistrés (dans le cas de plans de reprise d'activité ou de continuité d'activité - PRA/PCA). Le contenu sauvegardé n’est pas considéré comme figé et peut donc être modifié ou remplacé. La durée de la sauvegarde est fonction de sa périodicité et porte le plus souvent sur du court terme.


Sommaire

Fichiers d'archive en informatique

Ce terme est utilisé en informatique pour la réunion en un seul fichier de nombreux autres fichiers. Ce fichier d'archive se prête à la mise à jour, au stockage ou au transfert par réseau.

L'archivage peut être simple (format tar, par exemple), ou bien combiné avec du compactage (tar.gz, tar.bz2, zip, rar, ace etc.)

Pour une archive informatique de longue durée, il est important de s'assurer autant que possible de l'indépendance de l'information par rapport à son format : par exemple pour des données archivées pour 20 ans, il est préférable de stocker l'information sous forme de texte, plutôt que dans un format natif pour lequel le programme associé risque de ne plus être disponible, ou dont le système d'exploitation ne sera plus opérationnel.

Archivage électronique en France

Les facettes de l'archivage

L'archivage électronique de documents doit être envisagé sous plusieurs angles :

  • Il permet de conserver une trace d'opérations et de contrats effectués dans le passé. Il doit alors suivre certaines procédures, encadrées par la loi et les normes, afin que les archives puissent avoir valeur de preuve.
  • Il peut servir à capitaliser une expérience scientifique et technique, pour une réutilisation future de résultats (voir OAIS).
  • Il peut porter atteinte au respect de la vie privée s'il conserve trop longtemps des données à caractère personnel, surtout lorsque ces données sont mal protégées des intrusions extérieures. C'est à ce titre qu'intervient la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) et la loi informatique et libertés.

Législation relative à l'archivage

  • Les informations qui suivent ne s'appliquent pas totalement aux archives publiques électroniques. En effet, le code du patrimoine les soumet à des obligations de conservation et de versement dans un service d'archives public. La destruction d'archives publiques sous quelque forme qu'elles se présentent sans autorisation de l'administration des archives est un délit.
  • La loi du 13 mars 2000 contient plusieurs dispositions relatives à l'archivage légal de documents, en particulier sous forme électronique. Elle modifie le Code civil français : l'article 1316-1 (version en vigueur) admet l'écrit sous forme électronique comme preuve au même titre que l'écrit sur support papier à condition qu'il soit conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. L'article 1348 (version en vigueur) précise ce qu'est une copie faisant foi.
  • Le Code de la consommation : l'article L134-2 (version en vigueur), introduit par la loi pour la confiance dans l’économie numérique en juin 2004, impose l'archivage d'un écrit prouvant l'existence de tout contrat établi sous forme électronique et portant sur une somme supérieure à une certaine limite. Cette limite a été fixée à 120 euros par le décret n°2005-137 du 16 février 2005. Cette disposition, qui concerne en particulier les sites Internet de commerce électronique, vise à faciliter le règlement des litiges. La durée légale de l'archivage est de 10 ans, ce qui correspond au délai de prescription dans les contrats classiques.
  • Le Code général des impôts : les articles 289 et suivants ([1]) fixent les règles relatives à la conservation des factures électroniques.

Normes en usage

D'autre part, des normes non obligatoires fournissent aux organisations une marche à suivre pour assurer l'archivage de ses documents :

  • la norme NF Z 42-013, publiée en 1999, est la plus connue en France. Elle précise des procédures techniques et organisationnelles permettant de garantir l'intégrité des documents lors de leur enregistrement, de leur stockage et de leur restitution. La norme NF Z 42-013 a été publiée à une époque où l'écrit électronique ne pouvait constituer qu'un commencement de preuve et non une preuve de même niveau que l'écrit sous forme papier (art. 1316-1 du Code civil).
  • la norme NF Z 43-400, homologuée le 20 août 2005, qui traite des COM/COLD.


Enfin, il faut signaler l'OAIS (Open Archive Information System), modèle conceptuel destiné à la gestion, à l'archivage et à la préservation longue de documents numériques. Le modèle OAIS correspond à la norme ISO 14721:2003 (Systèmes de transfert des informations et données spatiales - Système ouvert d’archivage de l’information - Modèle de référence).

Loi Informatique et Libertés et « droit à l'oubli »

La CNIL recommande[1] aux entreprises d'adopter une politique d'archivage différenciée selon la nature des données conservées, afin de concilier les besoins d'exploitation des données avec le respect de la vie privée et le « droit à l'oubli » instauré par la loi informatique et libertés. La CNIL reprend pour ce faire les trois catégories d'archives définies par l'archivistique :

  • les archives courantes, par exemple les données relatives à un client dans le cadre d'un contrat ;
  • les archives intermédiaires, qui présentent un intérêt administratif pour les services concernés : leur durée de conservation est fixée par les règles de prescription applicables ;
  • les archives définitives, qui ont un intérêt strictement historique, scientifique ou statistique : elles peuvent être conservées indéfiniment.

Les archives courantes et intermédiaires ne doivent être conservées que pendant la période nécessaire à leur traitement, durée précisée lors de la déclaration du fichier à la CNIL. Ceci est vrai en particulier des données contenant des éléments d'identification des personnes (articles 6[2] et 24[3] de la loi du 6 janvier 1978 modifiée en août 2004). Le gestionnaire de ces données doit donc prévoir la destruction à terme de ces archives.

Les archives intermédiaires ont vocation à n'être utilisées que par certains services, par exemple par le service du contentieux. Une gestion de la sécurité d'accès doit assurer que seules des personnes autorisées ont accès à ces données (article 34[4]).

Dans l'administration électronique

Le programme ADELE d'administration électronique emploie la norme OAIS d'archivage électronique utilisant des métadonnées.

Annexes

Articles connexes

Bibliographie

  • Direction des archives de France, Les archives électroniques. Manuel pratique, Paris, Documentation française, 2002.
  • Chabin (Marie-Anne), Rietsch (Jean-Marc) et Caprioli (Eric), Dématérialisation et archivage électronique, Paris, Dunod, 2006.
  • Étude "Archivage et Conservation de Contenus Electroniques - France, 2007-2009" - MARKESS International

Liens externes


Sources

Références

  1. Délibération n° 2005-213 du 11 octobre 2005 de la CNIL, portant adoption d'une recommandation concernant les modalités d’archivage électronique, dans le secteur privé, de données à caractère personnel.
  2. Loi informatique et libertés : article 6.
  3. Loi informatique et libertés : article 24.
  4. Loi informatique et libertés : article 34.
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